La principal ventaja del servicio de videoconferencia es que los usuarios pueden verse, lo que les permite desarrollar relaciones más fuertes. Cuando se realiza una videoconferencia con fines informales, se denomina videollamada o videochat.
Existen diversas formas de realizar un servicio de videoconferencia. Las personas pueden usar cámaras web conectadas a computadoras portátiles, tabletas o computadoras de escritorio integradas. Los teléfonos inteligentes equipados con cámaras también se pueden usar para conectarse para una videoconferencia. En tales casos, una plataforma basada en software generalmente se usa para transmitir la comunicación a través de protocolos de Internet.
Algunas empresas utilizan servicio de videoconferencia dedicado que han sido equipado con cámaras y pantallas de alta calidad para garantizar que la conversación sea clara y con fallas técnicas limitadas. Los proveedores de terceros a menudo instalan y ensamblan el hardware necesario para realizar la videoconferencia.
La estabilidad y la calidad del servicio de video conferencia pueden fluctuar con la velocidad y confiabilidad de la conexión de datos.
Las empresas con múltiples oficinas pueden establecer comunicaciones de video directas entre sus ubicaciones para permitir que sus equipos trabajen de manera más colaborativa.
El servicio de videoconferencia también se puede utilizar como un medio para llevar a cabo la capacitación, con el instructor enseñando una clase remota desde casi cualquier lugar. Esto se puede hacer en un contexto corporativo, especialmente para que los trabajadores tengan el conocimiento que necesitan para desempeñar mejor su trabajo. El mundo académico también puede hacer uso de la videoconferencia para conectar un aula tradicional con estudiantes que se encuentran a una distancia considerable de la escuela.
También se puede utilizar para realizar reuniones periódicas con el personal de una empresa o para consultar con los accionistas sobre las últimas actividades en el negocio. Se puede usar el servicio de videoconferencia para anunciar cambios significativos en una empresa, como la presentación de un nuevo CEO o para presentar información de una manera interactiva que permita a todos los integrantes participar en debates sobre lo que ven en la pantalla.